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El espacio de trabajo, clave en los procesos de Change Management
por Ing. María Cristóbal (*)

La vida actual coloca a todos los actores en permanente cambio. Se puede decir que lo único que no cambia, que siempre está, es el cambio. La vida cambia de un día para el otro y factores externos a las personas y a las empresas obligan a ambos a recrear todo el tiempo.

Es indispensable incluir en estos procesos a las personas, a los equipos, ya que no hacerlo da garantías de posible fracaso.

Estudios globales indican que el 85% de las empresas en el mundo tienen desarrollos sustentables con procesos de cambio. Tal como menciona Torben Rick muchas de las multinacionales aceptaron, al menos desde la teoría, que se trata de cambiar o morir.

¿Cuáles son los factores que obligan a los empresarios a repensar su gestión permanentemente?
La inmediatez de todo, lo instantáneo. Los trabajadores deben responder en un corto tiempo y en simultaneo a varias tareas a la vez.

• La insistencia de lo mediático en donde la información es permanente.

La globalización: las empresas forman parte del mundo y éste es el mercado.

• El asombroso avance de la tecnología genera en todas las organizaciones un estado de atención y tensión constantes del que no puede desplazarse ni desestimarse, que se instala como protagonista.

• El avance en el modelo social que se viene experimentado en los últimos años, con roles compartidos entre hombres y mujeres, en el que los hombres llevan a sus hijos al pediatra, las mujeres postergan la maternidad por su vida profesional. Estos hechos impactan en las organizaciones que deben adaptarse a los cambios.

• La preocupación por el deterioro del planeta impacta en la sociedad y especialmente en las nuevas generaciones que eligen organizaciones concientes de esta problemática y que implementen políticas de ahorro de energía, de agua, tratamientos de reciclado de basura. Todo esto implica cambios en la cultura de la organización que requieren ayuda para ser atravesados.

El Ingreso al mundo laboral de la generación Y, y pronto la Z, impacta en la estrategia y obliga a modificarla.

El ambiente de trabajo, el cambio en la estructura jerárquica que implica reportes horizontales transnacionales dentro de las empresas, genera cambios en el comportamientos de las personas.

La vertiginosidad y el aumento de la esperanza de vida son inversamente proporcional a las oportunidades. Hoy es como en los deportes, se sabe que a partir de los cuarenta años, un trabajador debe comenzar a pensar cómo se va a desarrollar ya que las organizaciones no incluyen en sus estructuras planes de trabajo para más de 50 años.

El punto de canje es que como los hábitos cambiaron y se posterga la maternidad, habitan en las empresas trabajadores de entre 40 y 50 años con hijos adolescentes a los que aún les restan entre 10 y 15 años de educación.

Y en el caso de las Pymes argentinas, a todos estos acontecimientos se les suma el esfuerzo de seguir adelante, de desarrollarse y de crecer.

Y antes esta realidad, ¿qué herramientas existen para transitar tantos cambios? Los distintos aspectos que se abordan en un proceso de Change Management, son los que tienen que ver con la estrategia y la cultura organizacional de la que el espacio de trabajo es soporte de la acción:

La estrategia: el CEO debe diseñar la estrategia, sin su apoyo no hay éxito posible. Debe haber una clara “bajada de línea” de la cúpula de la organización.

El aspecto humano: la historia del origen de la compañía, cuándo y cómo se formo, habla claramente de su cultura, de la importancia que se le da a los empleados, de la mayor o menor capacidad para trasmitir mensajes y de la forma de hacerlo. Ver el cambio como oportunidad, para preservar el buen clima laboral o mejorarlo si fuera necesario, es algo en lo que se debe basar el Change Management, y debe incluir a todos los niveles de la compañía.
Conceptos y significaciones tales como la comprensión de que será reconocido como éxito o fracaso. Futuro, expectativas, premios y castigos, son cosas que debe investigar el especialista para todos los niveles. Escuchar, escuchar y escuchar, es parte del éxito.

El aspecto organizacional: La cultura es una amalgama de la historia de la empresa, sus valores implícitos y explícitos, y de conductas conjuntas. Es fundamental el estudio a través de su historia, y de esos comportamientos, lo que permitirá planificar y plantear distintos escenarios que eviten sorpresas. La empresa tiene que estar siempre un paso antes de los acontecimientos.

El planeamiento: se elabora “el Caso” que prepara el camino del cambio a través del tiempo que dure el mismo y marca los distintos caminos posibles. La duración es algo que hay que predeterminar.

El equipo: el Change Management es un trabajo en equipo. Hay que designar lideres en las distintas áreas y trabajar en conjunto con ellos.

La comunicación: para la gente es fundamental saber qué va a pasar, cuándo y cómo. Se realiza un Plan Estratégico de Comunicación que tenga en cuenta lo que se debe saber.
Lo justo, ni más ni menos que lo necesario, para que se respete todo lo mencionado anteriormente. Esta tarea se recomienda realizarla con equipos de gestión externos. El gerenciador es un facilitador y en ese sentido debe ser utilizado y aprovechado.

Los medios: la tecnología nos ofrece el material perfecto para cumplir los objetivos del cambio y su mantenimiento. Se deben utilizar todas las herramientas informáticas a disposición.

La experiencia: sabemos que el error lleva a la conciencia, por eso los equipos de Change Management tienen que tener la experiencia de haber participado en muchos procesos similares, de la misma magnitud y en empresas de las mismas características. Es una especialización.

Un adecuado proceso de cambio requiere de la competitividad necesaria del equipo que lo implementa. Los procesos de cambios necesitan seguir las directrices del Change Management para el éxito de la organización.

Estas directrices son variables, ya que dependen de la empresa y de la situación en particular, sin embargo, tienen estructuras definidas y reglas que pueden seguir los gerentes para realizar las transformaciones adecuadas que conduzcan al cambio.

En esta línea es clave que las firmas comprendan la importancia de este tipo de procesos ya que un cambio necesita una meta y ruta clara para alcanzar el objetivo.

La orientación de los empleados es indispensable, ya que sin la aceptación de los ellos para el cambio, implicaría que muchas veces un causal de fracaso, como consecuencia de las resistencias de parte de ellos.

Los jóvenes de hoy viven el cambio de manera natural como parte de su vida cotidiana y en muchas casos cuesta comprenderlo como “un proceso”, ya que un cambio resulta siempre en otro cambio.

Una organización aprendida y sustentable, son algunas de las claves del éxito del Change Management.-




(*)Directora de Buenos Aires Planning y presidente de la SLFM ( Sociedad Latinoamericana de Facility Management).